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Nach der Bewertung und Übernahme von Archivgut ist abzuwägen, nach welcher Methode und in welchem Umfang dieses zu verzeichnen ist. Die Entscheidung kann sich zum Beispiel nach dem Informationswert und dem Evidenzwert des Archivgutes richten. Jedoch ist nicht in jedem Fall eine Verzeichnung von (neuem) Archivgut zwingend notwendig. Es gibt Fälle, in welchen man je nach zur Verfügung stehender Bearbeitungszeit und Archivaliengattung zunächst auf eine Verzeichnung verzichten und stattdessen Ordnungsarbeiten vornehmen kann. Daraus ergeben sich folgende fünf Stufen der Ordnung und Verzeichnung:

Während des Verzeichnens sollte der Bearbeiter ein Protokoll anlegen, in welchem er alle Erkenntnisse, die nicht direkt in die Verzeichnung eingegangen sind (z. B. Hinweise zur Behördengeschichte, Schriftgutstrukturen), vermerkt. Dieses dient als Gedächtnisstütze für den Verzeichner und bildet die Grundlage für das Vorwort und die Gliederung des Findhilfsmittels. Daneben kann es für die Fortführung der Verzeichnung durch einen anderen Mitarbeiter von großer Hilfe sein.

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Die Grundlage der Verzeichnung ist die Titelaufnahme. Heutzutage gibt es innerhalb Deutschlands keine einheitliche Grundlage für die archivische Titelaufnahme. Es gibt jedoch auch Staaten, welche ihren Archiven Grundsätze für die Titelaufnahme gesetzlich vorgeben. So stützte sich die DDR zum Beispiel auf ihre Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die Staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik, kurz OVG.

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Bis zum Ende der 1980er-Jahre erfolgte die Verzeichnung hand- oder maschinenschriftlich in Findbüchern, Repertorien sowie auf Verzeichnungskarten. Heute wird in der Regel mit einer Archivsoftware in Datenbanken verzeichnet.

Auf internationaler Ebene gibt es bis heute den Standard ISAD(G). Aus archivfachlicher Sicht werden bestimmte Datenfelder als unverzichtbar angesehen, um das Archivgut eindeutig zu beschreiben. Zu den wichtigsten Angaben in der Titelaufnahme gehören die Felder Archivsignatur, Aktentitel und Laufzeit.

Die archivische Verzeichnung ist, neben der Ordnung und der Erstellung eines Findhilfsmittels, ein wesentlicher Teil der Erschließung. Als Verzeichnen bezeichnet man die präzise Erfassung der wesentlichen Inhalte sowie der äußeren Kennzeichen einzelner Archivguteinheiten, zum Beispiel von Akten oder Karten und Plänen. Mit der Verzeichnung soll der Zugang zu den enthaltenen Informationen auf schnellem Wege ermöglicht werden. Ebenso soll der Entstehungszusammenhang des Archivgutes entsprechend dem Provenienzprinzip nachvollziehbar werden.

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